5 tareas administrativas que las pequeñas empresas pueden derivar a terceros

Como propietario de una pequeña empresa, debes enfocarte en el crecimiento de tu empresa y en atraer nuevos clientes.

Pero si hay asuntos operativos como la nómina, la contratación de personal o la infraestructura de TI que te están distrayendo, quizás sea momento de derivar estas áreas a terceros. Tercerizar ciertos servicios te puede ayudar a enfocarte en aspectos más creativos y relacionados con los clientes de una empresa. Además, puede ayudarte a mejorar la eficacia y acarrear diversos beneficios, como una mayor rentabilidad.

Beneficios de la tercerización para pequeñas empresas

Donna Olah-Reiken, consultora y propietaria de una firma que brinda apoyo administrativo a pequeñas empresas, ha enfrentado el desafío personalmente. “Puedes tener la mejor de las ideas”, dice, pero si la ejecución falla, difícilmente sea exitosa.

Contar con expertos en tecnología externos te puede garantizar acceso a los sistemas que necesitas para identificar a los posibles clientes y comercializar tus productos. Los selectores de personal externos pueden ayudarte a contratar empleados de tiempo completo altamente calificados. Este no es un problema menor para empresas jóvenes que dependen del talento adecuado para estimular su crecimiento. La contabilidad puede ayudar a evitar errores y revelar áreas donde las compañías podrían mejorar su administración financiera.

Por lo general, los sentimientos de los operadores comerciales se interponen en el camino de la tercerización, dice Olah-Reiken. Se preocupan por ceder el control en áreas clave de sus empresas. Pero agrega que en definitiva solo se trata de funciones tercerizadas, no de una estrategia comercial.

A continuación presentamos cinco tareas que los propietarios de empresas pueden derivar a terceros por un costo razonable:

1. Contabilidad

Derivar las tareas contables a pequeñas empresas puede ser más sencillo porque se realizan con regularidad y no requieren de mucha creatividad. Los proveedores externos de servicios contables se pueden ocupar de tareas como facturación, nómina, cuentas por cobrar y de pagar impuestos sobre las ventas semanalmente. Se convierten en extensiones de una oficina pero por un costo menor que el de los empleados de tiempo completo.

Al utilizar ayuda externa para hacerse cargo de tareas mínimas, podrás ocuparte del panorama financiero general de tu empresa. Esto te permitirá tomar decisiones más acertadas sobre los gastos y el presupuesto y, a largo plazo, te dará mayor control sobre tus finanzas.

Ten en cuenta que las empresas que están creciendo y tienen presupuesto también se pueden beneficiar con los servicios de un contador de tiempo completo que sirva como referencia en la gestión de registros. Pero los proveedores externos pueden complementar el trabajo de este administrador interno.

Existe una variedad de recursos en línea para encontrar ayuda contable, como Upwork y Outsource.com o GoodAcccountants.com y RemoteBooksOnline. El American Institute of CPA y las organizaciones de comercio regionales publican puestos de trabajo, y también pueden ser fuentes de información.

2. IT

Muchas pequeñas empresas no pueden pagar el servicio de un administrador de tecnología de la información de tiempo completo. Pero pueden cubrir sus principales necesidades a través de proveedores de TI externos que trabajan en situaciones de emergencia o por contrato.

Dichas compañías pueden diseñar, instalar y mejorar sistemas, e incluso pueden estar disponibles durante todo el día y la noche para mantenimiento regular y emergencias. Las consultoras de tecnología ofrecen una amplia gama de servicios de TI. O bien, puedes encontrar profesionales calificados en bolsas de empleo, incluida Dice and Indeed, y a través de grupos comerciales.

3. Diseñadores web y de comercialización

El éxito de las pequeñas empresas radica en su presencia en línea. Los diseñadores web y de comercialización contratados o enfocados en proyectos pueden crear contenido que promueva el éxito de tu marca emergente. Esto incluye funciones interactivas y de video que están demostrando ser las más populares entre audiencias de gran cantidad de personas. Los sitios web de empleos específicos y una nueva camada de compañías que brindan diversos servicios de contenido ofrecen grupos de profesionales talentosos entre los que podrás elegir.

Una nota adicional: los diseñadores profesionales bien establecidos tienen un portafolio de sus mejores trabajos en línea. Revisa las muestras de trabajo para saber si un diseñador ha ejecutado los tipos de proyectos que planeas enviarle, y si está al tanto del estilo de tu estética.

4. Contratación

Mediante la tercerización del proceso de contratación de personal (RPO, por sus siglas en inglés), las compañías pueden asignar a terceros todos los aspectos de este proceso, incluida la supervisión y el seguimiento de los candidatos hasta que surja una oferta de trabajo o un rechazo del puesto. Pueden confiar en un proveedor de RPO para sus necesidades de contratación permanentes, y a través de su organización, incluso a nivel gerencial.

Sin embargo, una compañía puede optar por derivar a terceros partes del proceso de contratación o centrarse en ciertos tipos de puestos. Algunas empresas derivan tareas según el proyecto, y trabajan con un proveedor de RPO por períodos cortos.

5. Otras funciones de Recursos Humanos

Las compañías pueden ocuparse de funciones clave como entrenar a los nuevos empleados, capacitarlos y cumplir con obligaciones de nómina y beneficios de una manera más rentable que contratar personal de RH. Los proveedores externos en estas áreas pueden configurar sistemas de software y abordar problemas a diario o, en el caso de la contratación, pueden trabajar por proyecto. Las pequeñas empresas pueden optar por reforzar su proceso de contratación a medida que crecen.

Una de las ventajas de derivar tareas de RH a terceros es su flexibilidad inherente. Las compañías pueden usar la subcontratación según sus necesidades.

Una nota final: la clave de una asociación de tercerización para empresas exitosa es tomarse el tiempo necesario para contratar el proveedor externo indicado, ya sea un individuo o una compañía. Considera los clientes del proveedor y verifica sus referencias. Una vez que hayas decidido con quién aliarte, es importante que comuniques tus necesidades y expectativas de forma clara. Si haces eso, es más probable que tu compañía se beneficie gracias a la relación.

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