Mujeres en una mesa hablando sobre contabilidad de pequeñas empresas

Administrar una empresa ya es bastante complicado, sin mencionar la complejidad de declarar impuestos todos los años. Según los expertos, la clave es trabajar con tu contador todo el año, no solamente cuando preparas tu declaración de impuestos. Tomar decisiones financieras sin consultar a un contador o asesor financiero puede ponerte en riesgo y hacerte perder mucho dinero a largo plazo, dice John Blake, CPA, en Hamilton, N.J.

A continuación presentamos nueve mejores prácticas para pequeñas empresas en relación con la preparación de impuestos y la contabilidad de pequeñas empresas, y el asesoramiento de un contador o asesor financiero.

1. Contrata al contador adecuado

Chandra Bhansali, cofundador y CEO de Accountants World , dice Chandra Bhansali, cofundador y CEO de . Si eso es todo lo que ofrecen hacer, entonces no son el contador adecuado para una pequeña empresa, dice Bhansali.

Su contador debe trabajar con usted durante todo el año para realizar un seguimiento de los ingresos y gastos, para asegurarse de que no tiene un problema de flujo de efectivo y para controlar sus ganancias brutas y netas, dice Bhansali. Trabaja con tu contador desde el inicio de actividades de tu empresa, no solo durante marzo y abril para la temporada impositiva. "La mayoría de las pequeñas empresas no entienden la importancia de dar cuenta de la supervivencia y el crecimiento de sus negocios", dice.

2. Reclame todos los ingresos que se informan al IRS

El IRS recibe una copia de los formularios 1099-MISC que recibe para que puedan comparar los ingresos que ha informado con los que saben que recibió. Asegúrese de que los ingresos que informa al IRS coinciden con la cantidad de ingresos informados en los 1099 que recibió, dice Blake. No hacerlo es una señal de advertencia para el IRS. Incluso si un cliente no envía un 1099, aún necesita informar ese ingreso. La misma regla se aplica a los impuestos estatales, agrega.

3. Mantenga registros adecuados

Llevar registros completos y precisos durante todo el año te garantizará que tu declaración de impuestos sea correcta. Según Blake, con registros inadecuados, podrías dejar deducciones sobre la mesa o, algo aún peor, podrías quedar expuesto a una auditoría. Blake recomienda a cada empresa invertir en una versión básica de software de contabilidad porque es fácil de usar, no es costoso y ayuda a llevar un registro de todos tus ingresos y gastos.

4. Separar los negocios de los gastos personales.

Si el IRS audita tu empresa y encuentra gastos personales mezclados con gastos de la empresa, independientemente de que hayas declarado tus gastos comerciales de forma correcta, el IRS podría revisar tus cuentas personales debido a la mezcla de dinero, añade Blake. Siempre debes utilizar una cuenta bancaria y una tarjeta de crédito separadas para tu empresa y pagar los gastos de la empresa únicamente con esas cuentas.

5. Comprender la diferencia entre el ingreso neto y el ingreso bruto

Si te cuesta más dinero fabricar tu producto de lo que obtienes al venderlo, entonces perderás dinero independientemente de cuántas unidades vendas. Según Bhansali, los dueños de pequeñas empresas a menudo se olvidan de tener en cuenta la diferencia entre ingresos brutos y netos. 

Por ejemplo, si cuesta $ 100 hacer su producto y lo vende por $ 150, su ingreso bruto es de $ 50. Pero, dice, después de deducir sus gastos, su ingreso neto podría caer a $ 10. "Es importante saber cuáles son sus ganancias brutas y netas para que pueda ser más rentable y hacer crecer su negocio", dice Bhansali.

6. Clasifique correctamente su negocio

Blake dice que clasificar tu empresa de manera incorrecta podría significar pagar más impuestos. La decisión de clasificar tu compañía como Corporación C, Corporación S, Sociedad de Responsabilidad Limitada, Compañía de Responsabilidad Limitada, LLC de Un Solo Miembro o Único Propietario tendrá un efecto diferente en tus impuestos. Es importante que las pequeñas empresas consulten con un abogado y un contador para determinar cómo se deben clasificar sus negocios.

7. Administrar la nómina

Blake recomienda contratar una compañía para administrar la nómina, no sin antes asegurarse de que la compañía sea respetable. Para ahorrar dinero, algunos dueños de negocios contratarán un servicio de nómina menos conocido, solo para descubrir más tarde que el servicio no estaba remitiendo impuestos de nómina para la compañía. Si esto sucede, afirma Blake, los dueños de empresas quedan en deuda con los impuestos de la nómina. Por lo general, el IRS verifica cada trimestre para saber si se han pagado los impuestos de la nómina.

8. Busque el consejo de su contador sobre su plan de negocios

Un buen contador brinda asesoramiento para hacer que tu negocio crezca, dice Bhansali. Consulta a tu contador para saber cuánto debes aportar a tu fondo de jubilación y si debes obtener un bono o demorarlo un año. Tu contador te puede decir si comprar un pequeño espacio para tu tienda o empresa, en lugar de alquilarlo, podría ayudarte a ahorrar dinero.

9. Aproveche las reglas de capitalización

Si adquiere una propiedad o equipo tangible para su negocio, puede tomar una deducción significativa . Asegúrese de que su contador entienda las reglas en torno a la capitalización.

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[1] Conning, 2014; Conning Strategic Study: The Small Business Sector for Property-Casualty Insurance: Market Shift Coming.

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