Las 9 mejores prácticas para impuestos de pequeñas empresas
Administrar una empresa ya es bastante complicado, sin mencionar la complejidad de declarar impuestos todos los años. Según los expertos, la clave es trabajar con tu contador todo el año, no solamente cuando preparas tu declaración de impuestos. Tomar decisiones financieras sin consultar a un contador o asesor financiero puede ponerte en riesgo y hacerte perder mucho dinero a largo plazo, dice John Blake, CPA, en Hamilton, N.J.
A continuación, presentamos nueve mejores prácticas para pequeñas empresas en relación con la preparación de impuestos y la contabilidad de pequeñas empresas y el asesoramiento de un contador o asesor financiero.
1. Contratar al contador indicado
Tu contador debe ofrecerte mucho más que simplemente preparar tus registros financieros y declarar tus impuestos, declara Chandra Bhansali, cofundadora y directora ejecutiva de Accountants World. Si eso es lo único que ofrecen, entonces no son los contadores indicados para una pequeña empresa, dice Bhansali.
Tu contador debe trabajar contigo todo el año para llevar un registro de tus ingresos y gastos, para asegurarse de que no tengas un problema de flujo de efectivo y para supervisar tus ganancias brutas y netas, dice Bhansali. Trabaja con tu contador desde el inicio de actividades de tu empresa, no solo durante marzo y abril para la temporada impositiva. “La mayoría de las pequeñas empresas no comprenden la importancia de la contabilidad para la permanencia y el crecimiento de sus negocios”, afirma.
2. Reclamar todos los ingresos que se informan al IRS
El IRS recibe una copia de los formularios 1099-MISC que recibes para poder comparar los ingresos que declaraste con los que ellos saben que recibiste. Asegúrate de que los ingresos que declaraste al IRS coincidan con la cantidad de ingresos que informaste en los formularios 1099 recibidos, afirma Blake. No hacerlo es una señal de advertencia para el IRS. Incluso si un cliente no envía un formulario 1099, aun así debes declarar ese ingreso. La misma regla se aplica a los impuestos estatales, agrega.
3. Llevar registros adecuados
Llevar registros completos y precisos durante todo el año te garantizará que tu declaración de impuestos sea correcta. Según Blake, con registros inadecuados, podrías dejar deducciones sobre la mesa o, algo aún peor, podrías quedar expuesto a una auditoría. Blake recomienda a cada empresa invertir en una versión básica de software de contabilidad porque es fácil de usar, no es costoso y ayuda a llevar un registro de todos tus ingresos y gastos.
4. Separar gastos de la empresa de gastos personales
Si el IRS audita tu empresa y encuentra gastos personales mezclados con gastos de la empresa, independientemente de que hayas declarado tus gastos comerciales de forma correcta, el IRS podría revisar tus cuentas personales debido a la mezcla de dinero, añade Blake. Siempre debes utilizar una cuenta bancaria y una tarjeta de crédito separadas para tu empresa y pagar los gastos de la empresa únicamente con esas cuentas.
5. Entender la diferencia entre ingresos brutos y netos
Si te cuesta más dinero fabricar tu producto de lo que obtienes al venderlo, entonces perderás dinero independientemente de cuántas unidades vendas. Según Bhansali, los dueños de pequeñas empresas a menudo se olvidan de tener en cuenta la diferencia entre ingresos brutos y netos.
Por ejemplo, si te cuesta $100 hacer tu producto y lo vendes por $150, tu ingreso bruto es de $50. Pero, agrega, después de deducir tus gastos, puede que los ingresos netos disminuyan a $10. “Es importante saber cuáles son tus ingresos brutos y netos para que puedas ser más rentable y que tu negocio crezca”, dice Bhansali.
6. Clasificar correctamente tu empresa
Blake dice que clasificar tu empresa de manera incorrecta podría significar pagar más impuestos. La decisión de clasificar tu compañía como Corporación C, Corporación S, Sociedad de Responsabilidad Limitada, Compañía de Responsabilidad Limitada, LLC de Un Solo Miembro o Único Propietario tendrá un efecto diferente en tus impuestos. Es importante que las pequeñas empresas consulten a un abogado y un contador para determinar cómo deben clasificar sus negocios.
7. Administrar la nómina
Blake recomienda contratar una compañía para administrar la nómina, no sin antes asegurarse de que la compañía sea respetable. A fin de ahorrar dinero, algunos dueños de empresas contratan un servicio de administración de nómina menos conocido y luego descubren que el servicio no estaba declarando impuestos de nómina para la empresa. Si esto sucede, afirma Blake, los dueños de empresas quedan en deuda con los impuestos de la nómina. Por lo general, el IRS verifica cada trimestre para saber si se han pagado los impuestos de la nómina.
8. Buscar el asesoramiento de tu contador para diseñar tu plan de negocios
Un buen contador brinda asesoramiento para hacer que tu negocio crezca, dice Bhansali. Consulta a tu contador para saber cuánto debes aportar a tu fondo de jubilación y si debes obtener un bono o demorarlo un año. Tu contador te puede decir si comprar un pequeño espacio para tu tienda o empresa, en lugar de alquilarlo, podría ayudarte a ahorrar dinero.
9. Aprovechar las reglas de capitalización
Si adquieres una parte tangible de propiedad o equipo para tu empresa, puedes obtener una deducción significativa. Asegúrate de que tu contador conozca las reglas relacionadas con la capitalización.
Visita la sección Pequeñas Empresas del Centro de Aprendizaje de Nationwide para obtener más recursos para tu pequeña empresa de Nationwide, la aseguradora total para pequeñas empresas n.° 1 del país1.
[1] Conning, 2014; Conning Strategic Study: The Small Business Sector for Property-Casualty Insurance: Market Shift Coming.