Exploración de los riesgos de personas clave

En cualquier negocio, una persona clave se define como un empleado que tiene un rol integral en el éxito de la organización. Esta persona generalmente posee un conjunto de habilidades o un nivel de conocimiento muy específicos relacionados con una gama de funciones comerciales esenciales, por lo tanto, contribuye significativamente a la estabilidad general de la organización. Según una encuesta reciente realizada por la National Association of Insurance Commissioners, el 71% de pequeñas empresas informó que dependían de una o dos personas clave para garantizar el éxito de la organización.¹

No obstante, ¿qué ocurre cuando estos empleados se alejan del negocio o ya no pueden trabajar durante un período? Ya sea que la causa de la ausencia de la persona clave sea temporal (por ej., licencia relacionada con la familia, unas vacaciones, una lesión o enfermedad) o permanente (por ej., muerte, discapacidad, un nuevo trabajo o la jubilación), depender demasiado de unos pocos empleados puede generar inquietudes graves de interrupción del negocio y problemas financieros cuando no están presentes. No obstante, estas son algunas medidas que pueden tomar las organizaciones para evitar estos problemas cuando una persona clave está ausente.

Es esencial que los negocios de todos los sectores y tamaños analicen las inquietudes sobre personas clave cuando evalúan sus riesgos y desarrollan planes para la continuidad exitosa. Esto es lo que necesitas saber acerca de identificar empleados clave y evitar las consecuencias potencialmente costosas que pueden generarse cuando estas personas están ausentes durante un período prolongado o ya no forman parte de tu empresa.

Identificación de empleados clave

El paso inicial en la exploración de exposiciones de personas clave para tu negocio es identificar quiénes son estos empleados. Es probable que todas las personas clave no posean las mismas cualidades profesionales o desempeñen puestos de liderazgo. En cambio, estos empleados pueden pertenecer a diversos equipos de la organización y tener diferentes atributos.

En general, las personas clave pueden ser de los siguientes tipos de empleados cuyas contribuciones son esenciales para la funcionalidad del negocio:²

• Ejecutivos corporativos (por ej., el director financiero)
• Líderes de departamento (por ej., el representante de ventas principal o jefe de gestión de producto)
• Los empleados involucrados en flujos de trabajo de proyectos esenciales u operaciones de línea de producción importantes (por ej., ingenieros, desarrolladores de producto u operadores de equipos)
• Empleados con habilidades únicas (por ej., técnicos de mantenimiento o especialistas en tecnología)

Para determinar con precisión a las personas clave dentro de tu negocio, asegúrate de formularte estas preguntas:³

• ¿Quién tiene un rol esencial en gestión de empleados, productos o recursos?
• ¿Quién tiene suficientes calificaciones o experiencia para desarrollar tareas u operaciones esenciales que pocos o ningún otro empleado es capaz de desarrollar en su ausencia?
• ¿Quién posee conocimientos extensos acerca del negocio o el sector en su totalidad?
• ¿A quién recurren generalmente otros empleados para obtener orientación cuando surgen problemas organizativos?
• ¿Quién posee un conjunto de habilidades de nicho que sería especialmente difícil de reemplazar?
• En el pasado, ¿qué ausencias (si las hubo) generaron interrupciones en el negocio o pérdidas de ingresos?

Básicamente, identificar a los empleados clave en tu organización se resume en decidir quién es la persona cuya ausencia provocaría dificultades para que el negocio funcione plenamente o continúe siendo rentable.

Cómo minimizar los riesgos de la persona clave

Cuando hayas determinado quiénes son las personas calve dentro de tu negocio, es esencial adoptar medidas adecuadas de prevención de riesgos orientadas a limitar las ramificaciones que podrían generarse por la ausencia de ese empleado (ya sea temporal o permanente). Analiza las siguientes medidas de protección:

• Mantener la documentación adecuada. Primero y principal, asegúrate de documentar claramente quiénes son las personas clave de la organización y qué elementos particulares de sus funciones son esenciales para cumplir con las operaciones o rentabilidad del negocio. Esta documentación también debe describir las diversas ramificaciones que podrían ocurrir debido a la pérdida de una persona clave. Al desarrollar esta documentación, podrás determinar cómo responder de forma efectiva a las ausencias de diferentes personas clave.
• Crear un programa de capacitación integral. La mejor medida de preparación para las ausencias de muchas personas clave es capacitar a otros empleados sobre los componentes esenciales del trabajo de las personas. Esta capacitación integral generalmente es dirigida por las personas clave, ya que son expertas en sus funciones particulares. El objetivo de esta capacitación no debería ser que los empleados en capacitación demuestren el dominio de los componentes del trabajo de las personas clave, sino simplemente demostrar la capacidad para completar las tareas cuando sea necesario. Después de todo, esos conocimientos solo se obtienen a lo largo del tiempo y la experiencia. Ten en cuenta que, al principio, las personas clave podrían dudar o estar a la defensiva en cuanto a enseñar a otros empleados sus elementos de trabajo, ya que podrían surgir inquietudes acerca de ser prescindibles o considerarlo como una pérdida de su valioso tiempo. Para aliviar estas preocupaciones, asegúrate de enfatizar a las personas clave que esta capacitación está orientada a mantener la viabilidad general de la organización en el caso de que deban ausentarse.
• Contratar a un tercero. Como preparación para la ausencia de una persona clave con un nicho y un conjunto de habilidades difícil de reemplazar (por ej., un especialista de IT o un técnico de mantenimiento), la capacitación integral de otro empleado quizás no sea una opción viable. Esto se debe a que las calificaciones requeridas para esa función pueden requerir certificaciones o competencias específicas que no pueden obtenerse mediante un programa estándar de capacitación. En esos casos, tu negocio puede requerir la contratación de un tercero (por ej., un contratista especializado) que intervenga cuando se ausenta el empleado clave o durante tu búsqueda de un reemplazo permanente.
• Integrar los riesgos de la persona clave en tu plan de continuidad. Ya que las ausencias temporales o permanentes de personas clave pueden generar graves problemas de interrupción, es crítico incluir estas situaciones en tu plan de continuidad comercial. Específicamente, puedes usar la documentación mencionada anteriormente que lista los nombres y funciones esenciales de las personas clave de tu organización para ayudar a identificar su participación en los procedimientos operativos estándar (SOP). En otras palabras, los SOP consisten en pasos que deben seguirse para que tu organización desarrolle las operaciones de rutina y se mantenga funcional. Al hacer una referencia cruzada de las funciones esenciales de las personas clave con los SOP de tu negocio, podrás determinar mejor qué actividades y operaciones deben tenerse en cuenta durante las ausencias de empleados clave a fin de promover la continuidad. La solución para cada ausencia de personas clave, ya sea capacitar a otro empleado, contratar a un tercero o seguir un protocolo alternativo, debe explicarse claramente en tu plan de continuidad comercial.
• Consultar a los profesionales. Por último, es importante que tu organización trabaje estrechamente con profesionales confiables de seguro o expertos en control de pérdidas para evaluar cuidadosamente tus riesgos únicos de personas clave y garantizar que se aborde adecuadamente cualquier inquietud dentro del alcance de tu plan de continuidad comercial, programa de prevención de riesgos y cobertura de seguro comercial.

Ningún negocio es inmune al riesgo de perder una persona clave. Dicho eso, tener una comprensión clara de quiénes son los empleados clave de tu organización e implementar medidas robustas para limitar las pérdidas potenciales cuando se ausentan estas personas es un aspecto esencial para garantizar la estabilidad del negocio. Al mantener bajo control el riesgo de personas clave de tu organización, puedes reducir significativamente las inquietudes de interrupción y mantenerte financieramente protegido en medio de las ausencias de empleados integrales, además de impulsar el éxito continuo a largo plazo de tu negocio.