Cómo realizar la nómina para pequeñas empresas

La mayoría de las personas que comienzan un negocio están pensando en el panorama general: los productos que esperan vender, la audiencia que pretenden alcanzar y, por supuesto, la ganancia neta que esperan obtener. Pero son los detalles pequeños, a veces ignorados, los que suelen marcar la diferencia entre el éxito y el posible fracaso.

Atraer y mantener un grupo diverso de empleados talentosos y confiables es esencial para mantenerse ágil y prosperar en un panorama comercial que cambia cada vez más rápido.¹ Incontables estudios realizados a lo largo de los años sobre la retención y motivación de los empleados han demostrado que existen algunos factores clave para atraer y mantener buenos empleados: construir y mantener una sólida cultura empresarial, oportunidad de crecimiento, flexibilidad, un sólido equilibrio entre el trabajo y la vida personal y, por supuesto, el pago.^2,3 Como empleador, tú eres responsable de lo siguiente:

• pagar bien y puntualmente a tus empleados;
• calcular las ganancias de tus empleados;
• retener cualquier impuesto vigente;
• Seguro Social, Medicare y/o cualquier otra deducción en virtud de la Ley Federal de Contribuciones al Seguro (FICA);
• registrar la actividad de nómina;
• preparar y presentar documentos fiscales para agencias federales, estatales y locales.⁴

Todo ese papeleo importante puede demandar mucho tiempo, ser confuso, costoso, y puede distraerte de las tareas que necesitan toda tu atención y que no pueden delegarse a otra persona. Hay opciones para un propietario de una pequeña empresa que incluyen contratar a un contador interno de tiempo completo o parcial, o tercerizar las obligaciones de nómina completamente a un proveedor de nómina aprobado.

Hemos reunido algunos recursos para ayudarte a tomar la decisión.

¿Cómo funciona la nómina?

Por definición, la nómina se refiere al “proceso comercial de pagar a los empleados y no considerar los impuestos sobre la nómina”. Las empresas de cualquier tamaño deben manejar la nómina y mientras más grande sea la organización, más complicado y largo se vuelve el proceso de nómina. Las complejidades administrativas surgen de responsabilidades impositivas aparentemente infinitas que hacen que la tarea sea más ardua. Cada empleado, trabajador independiente o asesor tercerizado o servicio de asesoramiento tiene su propio conjunto de pautas de impuestos y pagos. Si tú no eres un experto en la nómina y/o la legislación fiscal, es posible que tengas problemas con el Servicio de Impuestos Internos (IRS).⁵ Si tienes preguntas, debes considerar seriamente consultar a un contador o profesional de nómina para asegurarte de cumplir con todos los requisitos fiscales y laborales estatales y federales.⁶

Esta es una lista resumida de los pasos involucrados en la nómina para una empresa pequeña:⁷

1. Asegurarse de que la documentación del empleado esté actualizada (número de identificación del empleador, W-2, W-4, etc.).
2. Establecer un cronograma de nómina.
3. Calcular el pago bruto de los empleados.
4. Considerar deducciones impositivas, deducciones del Seguro Social, etc.
5. Elegir un servicio interno o externo para administrar la nómina.
6. Pagar a los empleados.
7. Informar los impuestos sobre la nómina según sea necesario en forma trimestral y anual.

El IRS ofrece una Guía fiscal del empleador que proporciona orientación sobre todos los requisitos de presentación de impuestos federales que podrían aplicarse a las obligaciones para tu pequeña empresa. Consulta a tu organismo fiscal estatal para conocer las estipulaciones de presentación del empleador.

Cómo procesar la nómina

Ya sea que estés comenzando una empresa o estés en modo de expansión, estas son algunas maneras de mejorar la precisión y consistencia de tu proceso de nómina.

Paso 1: Establecer tu número de identificación del empleador (EIN)

La prioridad número uno es determinar tu número de identificación del empleador y establecer tus identificaciones fiscales estatales y locales. Esto es lo que usará el IRS para hacer un seguimiento de los impuestos sobre la nómina y garantizar que cumplas con todos los requisitos necesarios.

Paso 2: Recopilar toda la información fiscal relevante del empleado

Antes de procesar la nómina, los empleados deben completar varios formularios de impuestos para establecer asignaciones y otros detalles relacionados con impuestos e ingresos. Los formularios incluyen el W-4, I-9, W-2 y 1099 para empleados o asesores basados en contratos.

Paso 3: Encontrar el cronograma de nómina adecuado para ti

Es importante elegir el cronograma que mejor funcione para tu empresa y tus empleados. Por lo general, los cronogramas de pago son mensuales, bimensuales, quincenales o semanales, o una combinación de dos o más si hay empleados o asesores contratados involucrados. Asegúrate de que tus empleados conozcan su cronograma de pago, da cuenta de feriados, fechas impositivas trimestrales, declaraciones de impuestos anuales o cualquier demora que pueda surgir. También deberás establecer cómo cada empleado prefiere el pago. Esto podría implicar un cheque impreso, un depósito directo u otros métodos nuevos.

Paso 4: Calcular el pago bruto

El pago bruto es simplemente la cantidad total de horas que un empleado trabajó en un período de pago multiplicada por su tarifa por hora. Asegúrate de dar cuenta de las horas extra, también conocidas como tiempo y medio, para cualquier empleado por hora que trabaje más de 40 horas.

Paso 5: Determinar deducciones

Toma los requisitos federales y estatales de los W-4 de tus empleados, incluidos los requisitos de seguro y beneficios para determinar las deducciones de cada empleado. Cada estado tiene leyes diferentes y requiere que se tomen diferentes impuestos de pequeñas empresas en varias ocasiones. Algunas de las deducciones más frecuentes se presentan de la siguiente forma:

• Impuestos federales
• Seguro Social
• Impuestos estatales
• Impuestos locales
• Medicare
• Contribuciones a la cuenta 401(k)
• Contribución de la compensación para trabajadores

Paso 6: Pagarles a tus empleados

Toma el pago bruto de cada empleado y resta sus deducciones. Lo que queda es el neto del empleado, o el “sueldo neto” y esto es lo que eres responsable de pagarle a cada empleado.

Paso 7: Mantener registros

Es imperativo que mantengas todos los registros de tus transacciones para fines fiscales y de cumplimiento legal. Es crucial mantener registros organizados y de fácil acceso en caso de que necesites consultarlos en el futuro. El Departamento de Trabajo tiene mucha información sobre el tema del mantenimiento de registros.

El uso de un software de procesamiento de nómina específico puede no solo ser una manera mucho más eficiente de manejar todas las minucias sino también de garantizar que los registros se almacenen correctamente. Además de ser una medida de ahorro de tiempo, muchos programas de software ofrecen actualizaciones automáticas de normas fiscales, recordatorios y una capa adicional de seguridad. Un software de procesamiento de nómina de calidad también ayudará a eliminar errores humanos de la ecuación.⁸

Nómina interna

La decisión de procesar la nómina internamente es algo que no debe tomarse a la ligera ya que los pagos precisos y oportunos a tus empleados y todas las obligaciones del IRS quedarán únicamente en tus manos. La mayor ventaja de procesar tu nómina internamente es la supervisión y el control completos sobre todo el proceso. Si tus sistemas de seguridad de TI están en buenas condiciones, hacer el procesamiento internamente implica que los datos de tus empleados estarán más seguros que si dicho procesamiento fuera tercerizado. También permite más flexibilidad para bonificaciones, aumentos, cambios tardíos y/o correcciones.⁹

Existen marcadas diferencias entre el procesamiento de tu nómina internamente y el uso de servicios de nómina de servicio completo. Aprovechar una organización de servicio completo paga significa que esta se hará cargo de todo el procesamiento de nómina, los depósitos directos, la impresión de cheques, los pagos de impuestos, las retenciones y las presentaciones de impuestos. Por lo general, un servicio como este, si bien tiene un costo, mitiga errores, garantiza que la nómina funcione sin problemas y ahorra tiempo. Uno de los mayores beneficios de usar un servicio completo es el ahorro de tiempo ya que te permitirá concentrar tus fortalezas y habilidades más en tu empresa y menos en el procesamiento de la nómina.¹⁰

¿Debo tercerizar la nómina?

Los servicios de procesamiento de nómina manejan todo el proceso de nómina, desde la presentación de formularios a depósitos; pero también hay desventajas. Dependiendo del proveedor que selecciones, puedes tener dificultades para obtener o actualizar datos de salario, historial de nómina o información personal del empleado debido al hecho de que toda la información está en un servidor de terceros. En caso de que ocurra un error en la nómina, es posible que una organización de nómina de servicio completo no responda y no solucione el problema tan rápido como tú o tus empleados hubieran esperado. Además, la empresa que elijas podría dejar la actividad económica, obligándote a pasar por el proceso de selección nuevamente. Luego, por supuesto, hay un costo. En la mayoría de los casos obtienes el servicio que pagas y el ahorro de tiempo no puede ser subestimado, pero no todas las organizaciones de nómina de servicio completo pueden personalizar o personalizarán los servicios para que se adapten a tus necesidades. Asegúrate de hacer tu investigación y buscar el servicio que mejor se ajuste a las necesidades de tu empresa y a tu situación financiera.^8,10

Cómo elegir un proveedor de nómina externo

Al elegir un proveedor de nómina externo, tu procesamiento de nómina debe pasar a ser más confiable, menos costoso y, en general, más fácil para tu empresa. Es posible que algunos proveedores más grandes intenten agregar servicios a tu paquete de nómina que tal vez no necesites y que aumentarán rápidamente los costos. Una solución simple es crear una lista de servicios que creas que necesitarás de un proveedor y estar preparado para hacer muchas preguntas.^8,10

Intuit y Gusto se destacan por brindar servicios de nómina a pequeñas empresas. Cada una ofrece sus propios paquetes flexibles, beneficios y opciones de pago, incluso hasta el punto de poder integrarse sin problemas a tu software contable. Además, ambas empresas ofrecen experiencias digitales organizadas y bien diseñadas.¹¹ Existen innumerables opciones de proveedores de nómina que pueden satisfacer de forma óptima las necesidades de tu empresa. Asegúrate de investigar todo lo posible antes de decidir qué elegir.

Tercerización de empleados: Ventajas y desventajas

La tercerización puede ser una buena manera de que se haga el trabajo que necesitas sin las complicaciones, el tiempo y los gastos involucrados en la contratación de empleados de tiempo completo. Puede ser difícil asegurarse de que sean adecuados para el puesto que deseas llenar, así que asegúrate de tener descripciones detalladas de los trabajos y establece expectativas claras y razonables para el puesto vacante. Los contratistas independientes tienden a ser más flexibles y pueden, a largo plazo, ahorrarle dinero a tu organización si lo comparas con contratar a un empleado de tiempo completo. Antes de contratar a un contratista independiente, asegúrate de que la persona sea apta para la tarea y haya sido debidamente aprobada. Incluso puedes pedir muestras de trabajo y verificar referencias.¹²

Próximos pasos

Comprender los pequeños detalles de este proceso es clave para establecer un sistema de nómina para tu pequeña empresa. Existen innumerables opciones y respuestas según lo que necesites para que tu empresa funcione de la manera más eficiente posible desde la nómina hasta la ayuda de tercerización. Hay recursos disponibles para que los propietarios de pequeñas empresas se aseguren de estar ahorrando tiempo y a la vez de mantener el cumplimiento y la rentabilidad.