Las 8 mejores prácticas para la desvinculación de empleados

Cuando un empleado deja tu compañía, es importante tener un plan sólido para garantizar que el negocio funcione sin interrupciones o un plan de desvinculación. Este artículo comparte las mejores prácticas y los pasos factibles para garantizar que tus empleados se sientan apoyados y que tú protejas el negocio.

¿Qué es la desvinculación?

La desvinculación es el proceso de transición de un empleado, de manera voluntaria o involuntaria, para que abandone tu empresa.¹

¿Cuál es la diferencia entre la incorporación y la desvinculación?

La incorporación es el proceso de sumar un empleado a tu empresa y enseñarle tus procesos y expectativas; en cambio, la desvinculación es el proceso de garantizar que un miembro del equipo se vaya sin problemas y ayudar a tu empresa a hacer la transición, y tener éxito, en su ausencia. En general, el objetivo de este proceso es mantener una buena relación con el exempleado y los demás empleados y beneficiar a tu empresa con el menor tiempo de inactividad de transición posible.

Mejores prácticas de desvinculación

Nunca es fácil cuando un miembro del equipo deja tu empresa, especialmente un empleado con una gran cantidad de conocimientos importantes de tu negocio. Sin embargo, considerar estos pasos puede ayudarte a ti y a tu negocio a avanzar con éxito, de manera segura y con interrupciones mínimas en las operaciones comerciales normales.

1. Continúa brindando apoyo durante todo el proceso de desvinculación

Quizás el paso más importante en el proceso de desvinculación es mantener una buena relación con el empleado que se va. Asegúrate de proporcionar los recursos adecuados durante el proceso de desvinculación, incluida una persona puntual para el recorrido de su desvinculación. Y si el empleado se va en circunstancias amigables y con buena reputación, asegúrate de intercambiar información de contacto para que ambos puedan compartir buenas noticias y desarrollos profesionales.² La desvinculación es una oportunidad para mostrar que la cultura es importante para tu negocio; recuerda apoyar, mostrar gratitud por sus contribuciones y hacerle saber que estarías feliz de volver a trabajar juntos si la oportunidad se presenta.²

2. Haz una lista de control o guía para la desvinculación

Es importante que todos en tu empresa sepan lo que sucede cuando un empleado se desvincula; esto no solo incluye al empleado que se marcha y a su equipo, sino también a tu departamento de IT, departamento de RR. HH. y a cualquier otro administrador.³ Tómate un tiempo con cada departamento y elabora listas de control de desvinculación para garantizar que no se omitan pasos cuando un empleado se desvincule en el futuro.

3. Trata al empleado con amabilidad

Quizá no haga falta decirlo, pero trata al empleado que se va de manera justa y amable. Además de mantener una buena impresión y relación con el empleado, esto también puede ayudar a mitigar los riesgos de seguridad. Además, incluso aunque no sea un empleado en el futuro, es un posible cliente o vocero de tu empresa, así que ayúdalo a irse con una impresión positiva y cosas buenas para decir sobre ti y su experiencia trabajando para ti.¹

4. Documenta y transfiere conocimientos

Esto es particularmente importante para los empleados con conocimiento institucional y empleados de larga trayectoria. Repasa todos los documentos, proyectos y procesos de los que es responsable el empleado y lleva un registro de dónde delegarlos cuando se vaya.⁴ Asegúrate de preguntar si hay consejos y trucos que tenga el empleado que no estén documentados para que puedan documentarse para su sucesor.⁴

5. Haz un anuncio al personal

Si es adecuado, colabora con el empleado para redactar un comunicado y compartir la noticia de su partida con toda la empresa. Si el empleado expresa interés en proporcionar más detalles, permítele compartir por qué se va y cómo comunicarse con él en el futuro.⁴

6. Realiza una entrevista de salida

Una entrevista de salida no solo es tu oportunidad de poner fin a la relación profesional en buenos términos, sino que también es otra oportunidad para obtener más información sobre tu empresa: ¿qué le gustó al empleado sobre su función y tu empresa? ¿qué le gustaría que fuera diferente? Si el empleado tiene buena reputación, pregúntale si tiene en mente a alguien calificado para su reemplazo.³

7. Revoca el acceso

Reúnete con tu líder de IT y asegúrate de tomar las medidas adecuadas para bloquear el acceso del empleado que se va a los archivos o la información de la empresa. Algunos pasos podrían incluir cambiar los inicios de sesión, interrumpir el acceso a la nube y recopilar tecnología o dispositivos que haya proporcionado el empleador.⁵

8. Elabora un plan temporal para los empleados restantes

Hasta que se cubra la función del empleado, ayuda al resto de tu equipo elaborando un plan temporal. Antes de que el empleado se vaya, haz que documente cualquier tarea o proyecto en el que estaba trabajando para que puedas reasignarlos en consecuencia entre el resto de tus empleados.⁴

¿Por qué es importante la desvinculación?

Además de los motivos enumerados anteriormente, la desvinculación también es un paso importante para la seguridad de tu empresa. Desarrollar un proceso de desvinculación y tomar las medidas adecuadas puede ayudar a mitigar las acciones legales al garantizar que se cumplan las obligaciones contractuales.¹ Además, las precauciones de ciberseguridad adecuadas pueden salvar a tu empresa de las amenazas en línea.

Inquietudes de ciberseguridad durante la desvinculación de empleados

Las principales amenazas de ciberseguridad durante la desvinculación son las filtraciones de seguridad o datos y las violaciones de cumplimiento. Ya sea que un empleado se vaya de manera amigable o no, revoca todo acceso a los datos y archivos de la empresa y realiza una auditoría de cualquier material al que el empleado pueda tener acceso fuera del trabajo. Esto coincide con las violaciones de cumplimiento, ya que los exempleados podrían violar acuerdos al compartir información después de su partida que legalmente no tienen permitido compartir.⁶

Consejos para la mitigación de riesgos de ciberseguridad en el lugar de trabajo

• Realiza una auditoría de los archivos que el empleado podría haber descargado en sus dispositivos, tanto personales como proporcionados por el empleador, antes de desactivarlos.
• Cierra la sesión del empleado en todas las solicitudes y elimina sus cuentas.
• Cambia cualquier contraseña de cuenta a la que pueda haber tenido acceso.
• Recopila toda la tecnología que el empleador haya proporcionado, incluidos los USB y las credenciales de acceso.⁷

Perder a un empleado puede ser una situación incómoda o desafortunada, pero esta situación también puede aprovecharse para obtener más información sobre la cultura de tu empresa y cómo preparar a tu equipo para un mayor éxito en el futuro. No te olvides de tratar al empleado que se va con respeto, pero mantente alerta ante posibles amenazas legales y cibernéticas durante el proceso de desvinculación, incluso si la separación es amigable. 

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