Consejos sobre cómo gestionar proyectos de manera eficaz

La gestión de proyectos es de vital importancia para cualquier empresa, ya sea grande o pequeña. Una gestión de proyectos eficiente puede generar mejores resultados en los proyectos y, por lo tanto, mejores resultados para la compañía. Una gestión de proyectos deficiente, o su ausencia, puede impedir que tu equipo trabaje al máximo de su potencial. Para dar a tus empleados la mejor oportunidad de tener éxito, implementa estas mejores prácticas de gestión de proyectos en tu pequeña empresa.

Ten excelentes habilidades de comunicación

La gestión efectiva de proyectos se basa en una comunicación proactiva y detallada. La capacidad de comunicarte afecta a todas las partes interesadas de tu empresa, desde tus empleados hasta proveedores y clientes. Una comunicación abierta y clara contribuye a garantizar que el trabajo se haga bien en todo momento.

Considera a la comunicación como una herramienta crucial en tu arsenal de gestión de proyectos. La metodología que uses puede variar según tus circunstancias individuales, pero asegúrate de usar canales escritos y verbales para facilitar la comunicación entre el liderazgo y los empleados y entre los empleados que sean compañeros de equipo. Algunas opciones efectivas incluyen las siguientes:

• Correo electrónico: Asegúrate de que todos reciban el mismo mensaje y puedan consultar información importante, según sea necesario.
• Reuniones: Crea un espacio para tener conversaciones delicadas y realizar debates abiertos en equipo.
• Encuestas: Averigua directamente de tus empleados qué funciona y qué no en el plan del proyecto actual, y luego modifícalo en consecuencia.

Al momento de comunicarte con partes interesadas externas, como con clientes, aplica la misma mentalidad. Mantén abiertos los canales de comunicación y úsalos de manera clara y transparente. Cuando te comunicas deliberada e intencionalmente, lo más probable es que alcances los resultados que esperas.

Crea planes de prevención de riesgos

Un componente de la gestión de proyectos es la prevención de riesgos. Como gerente de proyectos, tendrás que tomar decisiones que afectarán a tu empresa, empleados y clientes. Parte de tomar esas decisiones es evaluar el riesgo asociado y desarrollar un plan para mitigar el impacto en caso de que las cosas no salgan según lo planificado. El riesgo no siempre implica una ruptura en los negocios. Podría ser simplemente el riesgo de una menor productividad o de tener empleados descontentos. Pero inclusive esos riesgos pueden afectar tus ganancias y, por lo tanto, requieren una estrategia de prevención de riesgos.

La gestión de riesgos comienza con la identificación y el análisis del riesgo potencial y termina con la implementación de un plan para gestionarlo y supervisarlo. También puedes asegurar a tu empresa contra riesgos para reducir aún más su posible impacto.

Destaca la importancia de la gestión del tiempo

La gestión del tiempo es una de las partes más cruciales de la gestión de proyectos y una de las más difíciles de aprender. Probablemente cada persona en tu equipo tenga su propio concepto de gestión del tiempo y sus propias estrategias para autogestionarse. Como gerente de proyectos, tu objetivo no debería ser microgestionar sus tareas diarias, sino brindar estrategias y herramientas adicionales para unir las iniciativas del equipo. Estas podrían incluir lo siguiente:

• Ayudar a tus empleados a evitar una mentalidad perfeccionista que les impida avanzar con velocidad
• Negociar conflictos entre integrantes del equipo que están distrayendo y dificultando la capacidad de finalizar el trabajo
• Crear roles claros y definibles en el equipo para que no haya ambigüedades en la responsabilidad de las tareas

Un plan de proyecto definido es una herramienta muy útil, especialmente para los equipos integrados por varias personas. Un plan de proyecto les da a todos los involucrados una perspectiva visual del proyecto de principio a fin, lo que ayuda a reforzar el objetivo final. También proporciona hitos para trabajar y ayuda a tus empleados a comprender cómo su arduo trabajo contribuye al éxito del proyecto.

Usa software de gestión de proyectos

Si desarrollar un plan de gestión de proyectos suena abrumador, hay numerosas herramientas de software disponibles para ayudarte a comenzar. El software de gestión de proyectos puede proporcionar un marco fácil para que tú y tus empleados trabajen, a fin de garantizar que se cumplan los objetivos y los plazos.

Al identificar el sistema de gestión de proyectos adecuado para tu empresa, el presupuesto es un factor importante, pero también lo es la función que este cumpla. Busca una herramienta que te ayude a mantenerte encaminado con las tareas cotidianas y que, al mismo tiempo, te ofrezca un panorama general. También debería ayudar a facilitar la colaboración y los comentarios entre los empleados. Monday.com y ClickUp son dos soluciones de gestión de proyectos populares entre las pequeñas empresas.

Divide los proyectos en 5 fases

Si comenzar un proyecto te resulta abrumador, un método simple de gestión de proyectos es dividir el proyecto en cinco fases. Esto te ayuda a convertir lo que debes hacer en hitos más pequeños. En lugar de preocuparte el proyecto en su totalidad, dedica toda tu atención a cada una de las fases. Conocer cuáles son las cinco fases de un proyecto puede ayudarte a dividir el proyecto en partes más fáciles de alcanzar.

1. Inicio
   Durante la fase de inicio, debes comunicar los objetivos del proyecto al equipo responsable de llevarlo a cabo. Esta fase no se trata de cómo lograrás los objetivos, sino de garantizar que todo el equipo esté al tanto de los resultados deseados. Considera crear un acta de constitución del proyecto, un documento que describa los requisitos del proyecto, los participantes clave y las métricas del éxito.
2. Planificación
   En la fase de planificación es cuando debes crear un mapa de ruta sobre cómo completarás el proyecto. Establece claramente todos los hitos y las tareas que se requerirán para completar con éxito el proyecto. Aprovecha la oportunidad de asignar tareas a los integrantes del equipo para que todos comprendan de qué serán responsables. Recuerda que los planes del proyecto deben permitir cierta flexibilidad a medida que te encuentres con información inesperada o contratiempos durante la fase de ejecución.
3. Ejecución
   La fase de ejecución es cuando el equipo se embarca en las tareas que determinaste en la fase de planificación anterior. Durante esta fase, es importante utilizar un software de gestión de proyectos u otro sistema para hacer un seguimiento del progreso y anticiparte a cualquier posible demora. Mantén tus canales de comunicación abiertos entre los integrantes del equipo para maximizar la eficiencia del proyecto.
4. Rendimiento
   La fase de desempeño ocurre después de que se completa la ejecución. Aquí es cuando tu equipo debe hacer un seguimiento y supervisar el éxito de tu proyecto. Esta también es tu oportunidad para hacer cualquier adaptación, según sea necesario. Si ves partes que no están rindiendo como deberían, puedes hacer ajustes en tiempo real. Mantén registros detallados durante el proceso sobre cualquier dato u otras métricas que puedan analizarse más adelante.
5. Cierre
   La fase de cierre debería concluir el proyecto por completo. Durante esta fase, debes comunicar los resultados del proyecto y cualquier aprendizaje obtenido a partir de este. Asegúrate de que se haya cumplido con cualquier obligación del proyecto y crea documentación del proyecto que puedas consultar en proyectos futuros.

Respeta la metodología de gestión de proyectos

Existen varias metodologías diferentes de gestión de proyectos de comprobada eficacia que las compañías pueden aprovechar. Elegir la adecuada para tu empresa es importante porque requieren diferentes estructuras de equipo, organizaciones de proyectos y herramientas de software. La implementación de una metodología de gestión de proyectos es un cambio importante para cualquier empresa, pero las metodologías populares como Kanban y Scrum tienen el potencial de aumentar significativamente tu productividad.

Metodología Kanban

Kanban es una metodología de gestión de proyectos altamente consolidada y comprobada. Utiliza un enfoque muy visual para ofrecer un detallado panorama general del proyecto. Las placas Kanban epónimas están diseñadas para maximizar la eficiencia y facilitar el flujo de trabajo.

Scrum ágil

Scrum es otra metodología que utiliza un enfoque incremental para alcanzar los objetivos. Te ayuda a desglosar una tarea grande en partes más pequeñas y fáciles de gestionar para completarla de manera oportuna. Con Scrum ágil, los empleados completan “carreras cortas” de productividad que fomentan la eficiencia y la concentración.

Método de cascada

El método de cascada utiliza un enfoque de cinco fases similar a las cinco fases descritas anteriormente. Este método de gestión de proyectos ampliamente utilizado se aplica mejor a proyectos que tienen un elemento de previsibilidad, ya que cada fase depende de la finalización exitosa de la fase anterior. Debido a que obliga a tu equipo a establecer objetivos claros, es el método preferido para proyectos con un presupuesto estricto. Estas son las cinco fases del método de cascada: requisitos, diseño, implementación, verificación y mantenimiento. La desventaja del método de cascada es que, si una fase pierde el rumbo, las otras fases se verán afectadas. Pero con disciplina y buena comunicación, el método de cascada puede ser un enfoque poderoso y eficaz para la gestión de proyectos.

Gestión efectiva de proyectos

Desde aumentar la eficiencia y la productividad hasta proporcionar a tus empleados las herramientas que necesitan para tener éxito, invertir en la gestión de proyectos puede llevar a tu empresa al siguiente nivel.

Cuando comiences el recorrido de la gestión de proyectos, asegúrate de utilizar los recursos adicionales para pequeñas empresas de Nationwide. Conoce acerca de la inteligencia cultural, los libros imprescindibles para cualquier propietario de una pequeña empresa y más.