Cómo realizar una auditoría interna

Las palabras auditoría interna pueden dejarte frío. No obstante, una auditoría interna es como realizar el mantenimiento periódico de tu automóvil: es una excelente disciplina para adoptar en tu pequeña empresa a fin de garantizar que todo funciona fluidamente, que tienes los procedimientos correctos aplicados y que tus empleados hacen su mejor trabajo.

Tipos de auditorías

Auditoría interna: examina problemas relacionados con las prácticas comerciales y los riesgos de tu negocio y pueden realizarse durante todo el año.

Auditoría externa: examina los registros financieros y emite una opinión relacionada con los registros financieros de la empresa.

La mayoría de las empresas realizarán una auditoría interna antes de realizar una auditoría externa.

Obtén más información sobre cómo realizar una auditoría interna

Una auditoría interna es una actividad independiente de control de objetivos y asesoramiento diseñada para agregar valor y mejorar las operaciones de una organización. Ayuda a que una organización alcance sus objetivos al aportar un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la efectividad de la prevención de riesgos, control y procesos de dirección.

Aunque tu pequeña empresa quizás no tenga presupuesto para contratar una auditoría o crear un departamento interno, puedes crear tu propio sistema para auditar internamente tu negocio.. Aprovecha tu equipo existente para obtener perspectivas sobre tus operaciones y controles financieros. Si sigues este camino, siempre involucra al menos a dos personas, para que los empleados no puedan verificar su propio cumplimiento.

De hecho, tan solo con anunciar una auditoría se puede disuadir a los empleados de cometer fraude.

Small Biz Trends recomienda analizar los resultados de la auditoría con tu equipo para brindar información práctica a cada persona que puede ayudar con el crecimiento de tu negocio.

¿Cuál es el rol de una auditoría interna?

Realizar periódicamente auditorías programadas te ayudará a identificar y mitigar riesgos y garantizar que tu negocio cumpla con las leyes y normas. También puedes considerar una auditoría en respuesta a tu negocio en evolución. Por ejemplo, una auditoría puede ser útil antes de que solicites un préstamo o inversión.

Preparación para una auditoría interna

Sigue estos pasos para realizar una auditoría interna:

• Determina qué auditarás. ¿Cuentas bancarias? ¿Ingresos? ¿Procesos? Realizar una auditoría interna también es una excelente oportunidad para garantizar que sigues cualquier elemento de cumplimiento, normativo y legal que se aplique a tu sector. Siempre es mejor encontrar y corregir cualquier problema de cumplimiento antes de que lo haga el gobierno.
• Determina cuándo auditarás. ¿Es una auditoría programada periódicamente o una que se realiza con base en un evento? Puedes usar el elemento sorpresa y realizar auditorías anuales, pero irregulares en el tiempo.
• Determina cómo auditarás esos elementos descritos anteriormente. ¿Necesitas formar grupos separados de acción para supervisar los controles internos, mejorar las prácticas operativas y la responsabilidad? ¿Necesitas entrevistar a proveedores, empleados y clientes? ¿Validar el flujo de caja? ¿Examinar líneas de crédito ampliadas a los clientes?
• Realiza la auditoría. Designa tiempo y espacio para las tareas como realizar las entrevistas necesarias, visitar tu banco, recopilar facturas y estados de cuenta bancarios, documentar nuevos procesos y, también, cambiar contraseñas.
• Documenta los hallazgos y haz los ajustes necesarios. Involucra a tu equipo no solo para que conozcan las actualizaciones de procedimientos, sino también para que puedan sentirse dueños y orgullosos del trabajo que ayudaron a cumplir.

Tipos de auditorías

Las auditorías buscan fraude potencial, eso significa que sería conveniente que un propietario de negocio realice auditorías en áreas del negocio donde podría ocurrir fraude. Varias auditorías podrían incluir ingresos, cuentas bancarias y órdenes de compra.

Cómo auditar los ingresos:

Según Chron, las dos etapas principales de una auditoría de ingresos incluyen:

1. Comprobar las cuentas de ingresos en tus estados de cuenta de ganancias
2. Examinar tus cuentas por cobrar en el balance general.

Chron explica que “las auditorías usan frecuentemente procedimientos sustantivos para la evaluación de ingresos a fin de detectar fraude o falsificación de la información financiera” con el objetivo de determinar “si los saldos de cuentas y las transacciones son válidos, precisos y completos”.

Esto podría incluir validar facturas o comprobar saldos finales de caja, por ejemplo. Incluso podrías comunicarte con tus clientes para confirmar las transacciones.

Durante una auditoría de ingresos, los problemas potenciales como manipulación del registro financiero, gastos no autorizados o evasión fiscal pueden indicar fraude y mala conducta. Si esto sucede, el auditor puede realizar lo que se denomina procedimientos de auditoría impredecible para crear incertidumbre en los empleados o partes interesadas y, de esta forma, facilitar la detección del fraude.

Cómo auditar cuentas bancarias:

Las prácticas de contabilidad deficientes podrían generar un problema grave. Sigue estos pasos cuando audites tus cuentas bancarias:

1. Busca los últimos tres estados de cuenta bancarios.
2. Compara tus transacciones con las que se encuentran en tus libros contables financieros.
3. Marca cualquier cosa que te llame la atención.
4. Comienza a investigar las discrepancias.

Cómo auditar otras cuentas:

Necesitarás supervisar a tus gerentes de cuentas para asegurarte de que no estén malversando fondos. Cuando audites cuentas, usa prácticas contables básicas con los tres elementos principales de contabilidad:

• Activos: Propiedades o derechos adeudados por el negocio
• Obligaciones a pagar: Las obligaciones económicas o cuentas por pagar del negocio de préstamos de prestamistas o acreedores, y contribuciones de los propietarios
• Capital: Básicamente, el total de activos menos el total de obligaciones a pagar

No te preocupes, siempre que tengas un conocimiento básico o tu propio sistema de contabilidad, no necesitas un título en finanzas para revisar tus libros. Si deseas profundizar, puedes contratar a un contador profesional para que audite tus libros o procesos financieros, al especificar que solo deseas verificar si existe actividad ilegal o fraudulenta. Esta consulta más simple puede ahorrarte dinero, pero ayuda a garantizar que tu información financiera es precisa y suficiente.

Cómo auditar órdenes de compra:

Chron describe estas áreas para observar cuando se realiza una auditoría de órdenes de compra:

1. Establece pautas para la aprobación de órdenes de compra y envíos.
2. Crea pautas que garanticen que solo se usan proveedores aprobados para las compras.
3. Implementa un proceso que verifique la calidad de la mercadería recibida.
4. Abre el diálogo entre tu empresa y los proveedores para garantizar la precisión y la puntualidad.

Auditar tu inventario te permitirá detectar elementos perdidos, detener el robo por parte de empleados y ahorrar dinero. Sigue estos pasos para realizar una auditoría básica de inventario:

1. Solo cuenta lo que tienes, no lo que esperas.
2. Asigna valores correctos a cada elemento contado para obtener un valor total.
3. Verifica recuentos anteriores para ver si hay determinados elementos que suelen contarse mal.
4. Compara el recuento físico con lo que dicen tus libros contables.
5. Investiga cualquier diferencia.

Auditorías de los empleados

Estas auditorías te permiten verificar los antecedentes del empleado, ver el alcance de su trabajo, ajustar la compensación, asignar capacitaciones y promover ascensos y ejecutar despidos según corresponda.

Chron recomienda que sigas estos pasos cuando completas una auditoría de empleados:

1. Consulta los archivos de personal del empleado para determinar si contienen documentación de elegibilidad, políticas del lugar de trabajo firmadas, manuales del empleado e información de contacto de emergencia.
2. Compara la descripción de trabajo del empleado con las tareas reales que desarrolla el empleado.
3. Consulta los registros de la nómina para determinar si los empleados están correctamente clasificados y si el departamento de nómina procesa con exactitud cualquier pago de horas extras.
4. Obtén copias de la información del paquete de beneficios para empleados.
5. Habla con los supervisores acerca de los niveles de personal del departamento.
6. Examina los registros de capacitación y orientación para garantizar que los empleados reciban orientación y capacitación actualizadas sobre las políticas, los procesos y la estructura de la empresa.
7. Obtén registros de seguridad en el lugar de trabajo para determinar si los empleados respetan los procedimientos de seguridad.

Con cada empleado, te conviene mantener un formulario de auditoría del empleado que documente todas las interacciones y asistencia para garantizar que no haya una persona falsa (conocido como “empleado fantasma”) en la nómina y que los cheques de pago del empleado no hayan cambiado sin autorización.

Auditoría de cumplimiento del empleado

Esta auditoría, también denominada auditoría de recursos humanos, se asegura de que las políticas, procedimientos y prácticas de RR. HH. cumplan con las leyes federales y estatales que se aplican al empleo.

Auditoría sobre ciberseguridad

Todas las empresas, sin importar su tamaño, pueden sufrir amenazas y ataques cibernéticos. Asegúrate de que tu empresa siga las mejores prácticas de ciberseguridad. Consulta estas mejores prácticas durante tu auditoría para asegurarte de que tú y tus empleados siguen respetando las mejores prácticas.

Da el primer paso

Sabemos que es mucho para asimilar, pero las auditorías son muy importantes para la larga trayectoria de tu empresa.

Considera estos pasos mientras te preparas para una auditoría interna

• Considera qué riesgos tratas de abordar (por ej., segregación de tareas, ingresos ficticios, robo de empleados, gestión de inventario, etc.)
• Determina qué área de la empresa o proceso deseas auditar
• Determina el alcance de la auditoría y cuáles serán tus áreas de enfoque (por ej., examinar determinados documentos, sistemas, conversaciones con los empleados, etc.)
• Organiza una reunión honesta con el departamento para analizar el enfoque planificado
• Determina los plazos y solicita cualquier documentación por adelantado (por ej., informes financieros, tales como el libro de cuentas por cobrar o cuentas por pagar o una lista del inventario)
• Selecciona muestras para comprobar y solicita documentación de respaldo para realizar la auditoría

Para conocer más recursos relacionados con la dirección de un negocio, consulta el Centro de soluciones para pequeñas empresas de Nationwide y obtén más información.