Cómo evitar el fraude de empleados

Contratar a los empleados correctos es una de las decisiones más importantes que tomarás. Puedes encontrar a alguien honesto y genuino, o a alguien que traiciona tu confianza y comete un fraude.

Es posible que el fraude de empleados adquiera muchas formas y genere consecuencias de amplio alcance. Por este motivo es importante reconocer las señales de advertencia y priorizar la prevención de fraudes.

¿Qué es el fraude de empleados?

El fraude de empleados, también conocido como fraude ocupacional, es el uso de la propia ocupación para generar enriquecimiento personal a través de la aplicación o el uso indebidos y deliberados de los recursos y activos de la organización empleadora. Dicho en términos simples, es cuando un empleado miente para obtener beneficios financieros.

La Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) estima que las organizaciones pierden un promedio del 5% de los ingresos cada año debido al fraude de empleados. Además de la pérdida de ingresos, el fraude de empleados puede requerir que las organizaciones reembolsen a los clientes afectados y paguen innumerables multas y costos legales. Por encima de todo, el fraude de empleados puede perjudicar para siempre la reputación de una organización.

Cómo detectarlo

Para detectar el fraude de empleados, primero debes conocer algunas señales de advertencia:

Señales de fraude en tus operaciones comerciales:

• Transacciones con dinero en efectivo grandes e inusuales que no tienen explicación.
• Estados de cuenta bancarios que no coinciden con el historial de transacciones.
• Aumentos en los gastos de suministros o reembolsos para empleados.
• Transacciones en cuentas que han estado cerradas por un tiempo.

Señales de fraude en el comportamiento de empleados:

• Dificultades financieras personales.
• Divorcio reciente o problemas familiares.
• Consumo de sustancias o problemas de adicción.
• Relación cercana e inusual con un proveedor o cliente.
• Problemas de control excesivo o resistencia a compartir tareas.
• Irritabilidad, desconfianza o actitud defensiva inusuales.

Si comienzas a ver algunas de estas señales, es momento de empezar a investigar.

Tipos de fraudes de empleados y cómo evitarlos

La prevención de fraudes adquiere muchas formas. Analicemos los diferentes tipos de artimañas ilegales y las maneras de detenerlas.

Fraude con datos y propiedades

En el fraude con datos o bienes, un empleado roba los datos de los clientes o los bienes de la empresa para su propio beneficio. Las siguientes medidas de prevención pueden ayudar a evitar el robo.

• Mantén una lista actualizada de los equipos y suministros.
• Limita el acceso de empleados solo a las áreas donde deben estar, y durante el tiempo que deben hacerlo.
• Protege toda la información de la empresa y los clientes, de modo que solo tengan acceso quienes lo necesitan.
• Asigna llaves y asegúrate con regularidad que no se han perdido ni las han robado.
• Reclama las llaves y credenciales cuando se despide a los empleados.
• Realiza copias de seguridad de datos con regularidad.
• Protege con contraseñas seguras todas las computadoras y los programas, y cámbialas con frecuencia.

Confidencialidad del empleado

El fraude con confidencialidad de empleados ocurre cuando los empleados roban la información personal de sus compañeros de trabajo. Considera seguir estos pasos.

• Mantén los archivos de la empresa y los clientes en áreas restringidas.
• Destruye la información importante. Tritura los archivos en papel y deshazte de forma adecuada de todos los datos electrónicos.
• Omite los números de Seguro Social de los cheques de pago y motiva a que los empleados adopten el depósito directo.

Fraude financiero

El fraude financiero ocurre cuando un empleado manipula las cuentas de tu empresa para encubrir el robo. Esto es lo que puedes hacer antes de que suceda:

• Divide las responsabilidades; nunca permitas que un solo empleado sea responsable de todas las etapas de una tarea financiera. 
• Exige que todas las compras sean autorizadas por un grupo selecto de empleados; no les brindes autoridad plena a todos los empleados, incluso si se trata de un monto de dinero limitado.
• Establece límites de gastos en autorizaciones de compras, incluido a ti mismo.  
• Intenta eliminar las transacciones con dinero en efectivo cuando sea posible. 
• Asegúrate de que los cheques no se puedan cobrar ni depositar sin tu firma personal. Si te parece que requerirá mucho tiempo, exige dos firmas en cheques superiores a un monto determinado previamente. Además, controla tus cheques con regularidad para asegurarte de que no falte ninguno.
• Entrega los cheques de pago personalmente. Si manejas una pequeña empresa, esto también te permite agradecerles a tus empleados por el arduo trabajo.
• Mantén los cheques y los documentos financieros en un lugar seguro donde solo accedan las personas que necesitan hacerlo.
• Haz coincidir las tarjetas de horarios, las horas de trabajo, etc., con los registros de nómina en caso de que las horas de trabajo sean superiores a las indicadas o haya empleados “fantasmas” (cuando una persona crea un empleado falso en el sistema para obtener sus “ingresos”).
• Tritura todos los documentos que contengan información confidencial, incluidos los comprobantes de los gastos con tarjetas de créditos que no se utilizan ni se necesitan.
• Guarda copias originales de todas las órdenes de compra y las facturas. Esto te brinda un punto de comparación si lo necesitas.
• Contrata a una firma de contabilidad externa para que revise con regularidad tus libros.
• Consulta a menudo a tus proveedores para determinar qué suministros y servicios adquiere tu empresa, y haz que les resulte fácil informarte si piensan que está ocurriendo una actividad fraudulenta.
• Realiza verificaciones de referencia y de crédito sobre otras empresas antes de comenzar a operar en conjunto o ampliar cualquier línea de crédito.
• Verifica con tus empresas asociadas con regularidad para ver si sus números coinciden con los tuyos.

¿Qué es un acuerdo de confidencialidad del empleado, y cuándo deberías usarlo?

Los acuerdos de confidencialidad del empleado describen la información confidencial que es posible que los empleados vean, así como las reglas a las que se comprometen a seguir para protegerla. Si esperas confidencialidad por parte de tus empleados, deberías pedirles que revisen y firmen un acuerdo cuando comienzan a trabajar.

Un empleado bancario es un buen ejemplo. Ve información financiera de los clientes, lo que incluye las cuentas bancarias, la información de préstamos, los domicilios, los números de Seguro Social, y más. Si esa información cae en las manos equivocadas, muchas vidas podrían verse perjudicadas.

Una vez que firmen el acuerdo, puedes implementar medidas de protección, capacitar a los empleados y explicar qué medidas tomarás si descubres fraudes de empleados. Si bien esa conversación puede ser incómoda, no te preocupes; los empleados honestos no se ofenderán, mientras que los empleados potencialmente deshonestos lo pensarán dos veces.

Próximos pasos

Finalmente, además de evitar y reconocer el fraude, es importante contar con un proceso de resolución establecido para los casos de fraude, y que tus empleados comprendan las consecuencias. Simplemente contar con ese proceso y comunicarlo constituye otra manera de disuadir el fraude.

Es posible que sea difícil eliminar por completo los fraudes de empleados, pero protegerte contra el peor escenario puede resultar vital. Asegúrate de verificar la póliza de tu seguro de negocios para ver si cubre fraudes de empleados. Esa cobertura te puede permitir minimizar los daños en caso de que el fraude ocurra.

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