Servicios de Auditoría de Prima Comercial de Nationwide

Ofrecemos soluciones para ayudar a nuestros miembros a redimensionar sus riesgos.

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Mira cómo te facilitamos el proceso

Información general sobre la auditoría

En Nationwide, consideramos que la auditoría de prima es un paso necesario para mantener el seguro de tu negocio en el nivel adecuado. Cuando se establece inicialmente una nueva póliza o renovación, la prima abonada se basa en una cantidad estimada de exposición, como por ejemplo la nómina o las ventas brutas. Después de que se haya vencido el primer período de la póliza, podemos ponerle un precio más preciso en base a la exposición actual para el período de la póliza. Esto resulta de suma importancia para las necesidades de seguro que cambian durante el año.

Es importante cumplir con la auditoría para evitar cualquier cargo innecesario por incumplimiento. Para obtener información más detallada, consulta los títulos BR9955 o ST7115 de tu paquete de renovación o negocio nuevo. Si tienes preguntas adicionales, consulta las Preguntas frecuentes.

¿Quién realizará la auditoría?

Dentro de los 20 días de la fecha de vencimiento de la póliza, recibirás una notificación de auditoría que detallará cómo serás auditado y brindará instrucciones adicionales sobre cómo completar la auditoría, que incluirá quién se comunicará contigo y con quién comunicarse en caso de tener preguntas adicionales. La auditoría se llevará a cabo mediante uno de los siguientes métodos:

  1. Se te enviará por correo una notificación o un formulario de auditoría de prima, denominado cuestionario de actividades comerciales, y
    • te llamará un auditor de prima en representación de nuestra compañía para realizar una auditoría telefónica de tus registros; o
    • te visitará un auditor de prima en representación de nuestra compañía para realizar una auditoría física de tus registros.
  2. Se te enviará por correo una notificación o un formulario de auditoría de prima, denominado cuestionario de actividades comerciales, para completar en línea.

La auditoría de tus registros formará parte de los factores variables que se apliquen a tu póliza. Te garantizamos la confidencialidad total por parte del auditor y del personal de la compañía de seguros. Ten en cuenta que la información que proporciones como parte de la auditoría puede compartirse de acuerdo con la política de privacidad de Nationwide, ubicada en: https://www.nationwide.com/personal/privacy-security/pages/privacy

Este proceso es importante para tu negocio y mucho más fácil de lo que crees

Preguntas frecuentes sobre la auditoría de prima

Ampliar todo
Por lo general, tu póliza se basa inicialmente en una exposición estimada. El objetivo de la auditoría es asegurarse de que nosotros contamos con la exposición actual para el período de la póliza y tú con la cobertura adecuada.
Les recomendamos a los agentes ayudar con el proceso de auditoría.

Cuando te enviamos por correo el formulario de auditoría de prima, te pedimos la información necesaria adecuada en función de la exposición de tu póliza: información sobre la nómina, información basada en las ventas o información de otro tipo. Entre los documentos financieros que comúnmente se solicitan se encuentran los registros de nómina, formularios 941, formularios W2, informes de QuickBooks, informes de desempleo y estados de resultados para el período de auditoría. También podemos solicitar un 943 anual (aplicable para las operaciones agrícolas), así como 941 y/o informes estatales de desempleo para los cuatro trimestres más recientes correspondientes al período de auditoría. No incluyas ningún número de seguro social. La presentación de tu informe sin dicha verificación nos exigirá que hagamos una auditoría por motivos no productivos. La prima no puede devolverse sin verificación.

Si tu empresa utilizó subcontratistas, te pediremos los certificados de seguro de los subcontratistas y el costo total de todo el trabajo realizado por cualquier persona que no sean empleados directos durante el período de la póliza (esto incluye trabajadores 1099, contratistas independientes, trabajadores ocasionales, subcontratistas, etc.). Solicitaremos costos separados por mano de obra y materiales/equipos proporcionados. Ten en cuenta que no se aceptarán desgloses por porcentajes. Deberás proporcionar un comprobante de cobertura comparable con la línea de negocios de tu póliza (Responsabilidad civil y/o Compensación para trabajadores). La fecha de cobertura debe cubrir el período de tiempo en que se realizó el trabajo durante el período de la póliza. También se revisarán los límites de cobertura para determinar la cobertura adecuada. Un seguro adecuado significa que el subcontratista tiene una cobertura de responsabilidad civil y límites de no menos de $1,000,000 por incidente/$2,000,000 generales agregados/$2,000,000 de agregado de operaciones de productos durante el período de tiempo en que se realizó el trabajo para ti. Cualquier límite inferior a lo mencionado anteriormente se considerará inadecuado y el cargo de nómina se incluirá en tu auditoría.

La mayoría de las leyes estatales de Compensación para trabajadores te responsabilizarán por las lesiones sufridas por un empleado de un subcontratista no asegurado. También puedes ser responsable de la responsabilidad civil y legal de sus subcontratistas. Para protegerte, asegúrate de obtener un Certificado de seguro de compensación para trabajadores de todos los subcontratistas antes de que el subcontratista comience cualquier trabajo en nombre de tu empresa. Si no hay evidencia de seguro disponible, la nómina del subcontratista puede agregarse a tu base de primas como nómina. Según la ley estatal, si se reclama que una persona es un subcontratista, pero no tiene sus propios empleados y sus deberes se asemejan mucho a los de un empleado tuyo, esa persona puede ser considerada un empleado para los fines de la auditoría.

Nómina: Muchas de las primas de tu seguro se basan en la nómina que se define como remuneración total. La remuneración incluye: Salarios, comisiones, bonificaciones, pago de horas extras, pago de días festivos, pago de vacaciones, pago por enfermedad y pago por trabajo de pieza

Horas extras: El monto pagado en exceso del tiempo normal puede deducirse si los registros indican que hubo el tiempo adicional. Los registros deben indicar las horas extras por separado por empleado y sumadas mensualmente y trimestralmente. Esto no es aplicable en PA (WC) y DE (WC)

División de la nómina: No se permite la división de la nómina de un empleado en más de una clasificación. Excepción: Para las operaciones de construcción o montaje, la nómina de un empleado puede asignarse a cada tipo de trabajo realizado si se mantienen registros adecuados. La nómina no puede dividirse entre la construcción de oficinas o clasificación de ventas. Ten en cuenta que no se aceptarán desgloses de clasificación por porcentajes.

Ventas brutas: La información de ventas debe mantenerse por separado para cada ubicación con totales mensuales y trimestrales por tipo de producto vendido. Ten en cuenta que no se aceptarán desgloses de clasificación por porcentajes.

En el formulario de auditoría, brindaremos información de contacto adecuada para que envíes la información de auditoría por fax, correo postal o correo electrónico. Si completas la auditoría a través de los formularios adjuntos, usa tinta negra.

Correo: Auditoría de Prima

        PO Box 182069

        Columbus, OH 43218-2069

Correo electrónico: AuSuMPAM@nationwide.com

Fax: 855-393-9727

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  3. Al proporcionar información o documentación de auditoría, no incluyas ninguna Información no pública o Información protegida personal, como: números de Seguro Social, números de identificación fiscal, PIN, información bancaria o de tarjeta de crédito, etc. Esta información debe ser eliminada antes de enviar la documentación de auditoría.
  4. Si completas la información en línea a través del sitio web mencionado anteriormente para varias líneas de negocios, consulta el menú desplegable “Forms” (Formularios) para asegurarte de que se hayan completado todos los formularios correspondientes antes de enviarlos.

Definiciones y términos comunes para auditorías de prima

Hemos recopilado una lista de términos y definiciones para ayudarte a comprender algunos de los términos sobre auditoría de prima que figuran en nuestro sitio web.

Recuerda que nuestros términos y definiciones tienen fines informativos únicamente, y la forma en la que se interpretan o aplican puede variar de un estado a otro.

Período de auditoría

El período de la póliza por el que entregarás la información para la auditoría de prima.

Trabajo temporal

Trabajo que no suele encontrarse dentro del ámbito de tus operaciones comerciales normales y que no promueve tu negocio. Por lo general, se realiza de forma irregular o solo una vez.

Trabajo independiente

Se trata del trabajo realizado por trabajadores independientes que tienen un contrato con tu negocio por un período limitado, usan sus propios equipos y pagan impuestos por su cuenta.

Certificado de Seguro (Certificate of Insurance, COI)

Certificado de Seguro: un documento de una compañía de seguros con el que un subcontratista le demuestra a tu negocio que cuenta con su propia cobertura de seguro por un período determinado.

Descripción de operaciones

Información general detallada sobre tu negocio y sobre cómo opera, incluidos la industria y el tipo de clientes a los que les presta servicios, el producto o servicio ofrecido y la manera en que se entrega el producto o servicio.

Informes trimestrales/formularios 941 federales

Los empleadores que retienen impuestos sobre la renta, de Seguro Social o de Medicare de los cheques de pago de los empleados, o que pagan la parte del impuesto de Seguro Social o de Medicare correspondiente al empleador, deben presentar estos formularios ante el Servicio de impuestos internos (IRS) para informar sobre estos impuestos.

Horas extras totales

El monto de dinero pagado por las horas trabajadas que superan las 40 horas regulares de trabajo por semana del empleado.

Ventas brutas

El monto total que cobra tu negocio y cualquier otra entidad que opera en nombre de tu negocio por los productos vendidos o distribuidos, los servicios prestados, las cuotas y los cargos percibidos o las propiedades alquiladas, sin incluir los impuestos.

Salarios brutos/nómina bruta

Compensación total que se les paga a los empleados antes de las deducciones. Incluye salarios, comisiones, licencias remuneradas, bonos, horas extras y estipendios.

Cobertura complementaria

La nómina bruta total para todos los empleados y ejecutivos/propietarios según se ha informado en los formularios impositivos durante el período de la póliza.

Tipo de propiedad/entidad legal

La estructura legal de tu negocio (sociedad, empresario individual, asociación, LLC, LLP, organización sin fines de lucro y similares).

¿Estás listo para comenzar tu auditoría de prima de Nationwide? Llama al 1-800-243-2890 o envíanos un correo electrónico.

Las pólizas y notificaciones de Nationwide están escritas en inglés. Productos asegurados por Nationwide Mutual Insurance Company y compañías afiliadas. Oficina central: Columbus, OH 43215. Sujeto a pautas de evaluación de riesgos, consulta y aprobación.

Los productos y los descuentos no están disponibles para todas las personas en todos los estados. Nationwide, la “N” y el águila de Nationwide y Nationwide is on your side son marcas de servicio de Nationwide Mutual Insurance Company © 2019 Nationwide.