Auditorías de primas comerciales

Cuando te enviamos por correo el formulario de auditoría de prima, te pedimos la información necesaria adecuada en función de la exposición de tu póliza: información sobre la nómina, información basada en las ventas o información de otro tipo. Entre los documentos financieros que comúnmente se solicitan se encuentran los registros de nómina, formularios 941, formularios W2, informes de QuickBooks, informes de desempleo y estados de resultados para el período de auditoría. También podemos solicitar un 943 anual (aplicable para las operaciones agrícolas), así como 941 y/o informes estatales de desempleo para los cuatro trimestres más recientes correspondientes al período de auditoría. No incluyas ningún número de seguro social. La presentación de tu informe sin dicha verificación nos exigirá que hagamos una auditoría por motivos no productivos. La prima no puede devolverse sin verificación.

Si tu empresa utilizó subcontratistas, te pediremos los certificados de seguro de los subcontratistas y el costo total de todo el trabajo realizado por cualquier persona que no sean empleados directos durante el período de la póliza (esto incluye trabajadores 1099, contratistas independientes, trabajadores ocasionales, subcontratistas, etc.). Solicitaremos costos separados por mano de obra y materiales/equipos proporcionados. Ten en cuenta que no se aceptarán desgloses por porcentajes. Deberás proporcionar un comprobante de cobertura comparable con la línea de negocios de tu póliza (Responsabilidad civil y/o Compensación para trabajadores). La fecha de cobertura debe cubrir el período de tiempo en que se realizó el trabajo durante el período de la póliza. También se revisarán los límites de cobertura para determinar la cobertura adecuada. Un seguro adecuado significa que el subcontratista tiene una cobertura de responsabilidad civil y límites de no menos de $1,000,000 por incidente/$2,000,000 generales agregados/$2,000,000 de agregado de operaciones de productos durante el período de tiempo en que se realizó el trabajo para ti. Cualquier límite inferior a lo mencionado anteriormente se considerará inadecuado y el cargo de nómina se incluirá en tu auditoría.

La mayoría de las leyes estatales de Compensación para trabajadores te responsabilizarán por las lesiones sufridas por un empleado de un subcontratista no asegurado. También puedes ser responsable de la responsabilidad civil y legal de sus subcontratistas. Para protegerte, asegúrate de obtener un Certificado de seguro de compensación para trabajadores de todos los subcontratistas antes de que el subcontratista comience cualquier trabajo en nombre de tu empresa. Si no hay evidencia de seguro disponible, la nómina del subcontratista puede agregarse a tu base de primas como nómina. Según la ley estatal, si se reclama que una persona es un subcontratista, pero no tiene sus propios empleados y sus deberes se asemejan mucho a los de un empleado tuyo, esa persona puede ser considerada un empleado para los fines de la auditoría.

Nómina: Muchas de las primas de tu seguro se basan en la nómina que se define como remuneración total. La remuneración incluye: Salarios, comisiones, bonificaciones, pago de horas extras, pago de días festivos, pago de vacaciones, pago por enfermedad y pago por trabajo de pieza

Horas extras: El monto pagado en exceso del tiempo normal puede deducirse si los registros indican que hubo el tiempo adicional. Los registros deben indicar las horas extras por separado por empleado y sumadas mensualmente y trimestralmente. Esto no es aplicable en PA (WC) y DE (WC)

División de la nómina: No se permite la división de la nómina de un empleado en más de una clasificación. Excepción: Para las operaciones de construcción o montaje, la nómina de un empleado puede asignarse a cada tipo de trabajo realizado si se mantienen registros adecuados. La nómina no puede dividirse entre la construcción de oficinas o clasificación de ventas. Ten en cuenta que no se aceptarán desgloses de clasificación por porcentajes.

Ventas brutas: La información de ventas debe mantenerse por separado para cada ubicación con totales mensuales y trimestrales por tipo de producto vendido. Ten en cuenta que no se aceptarán desgloses de clasificación por porcentajes.

En el formulario de auditoría, brindaremos información de contacto adecuada para que envíes la información de auditoría por fax, correo postal o correo electrónico. Si completas la auditoría a través de los formularios adjuntos, usa tinta negra.

Puedes empezar por comunicarte con nuestro departamento de auditoría al 1-800-243-2890 o por correo electrónico: AuSuMPAM@nationwide.com

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3. Al proporcionar información o documentación de auditoría, no incluyas ninguna Información no pública o Información protegida personal, como: números de Seguro Social, números de identificación fiscal, PIN, información bancaria o de tarjeta de crédito, etc. Esta información debe ser eliminada antes de enviar la documentación de auditoría.
4. Si completas la información en línea a través del sitio web mencionado anteriormente para varias líneas de negocios, consulta el menú desplegable “Forms” (Formularios) para asegurarte de que se hayan completado todos los formularios correspondientes antes de enviarlos.