5 maneras de identificar fraudes a pequeñas empresas

El fraude puede dañar a las pequeñas empresas de manera significativa. El promedio aproximado de pérdidas para organizaciones pequeñas que resultaron víctima de fraude fueron de $150,000 en 2016, según la Association of Certified Fraud Examiners (ACFE). Además, las compañías pequeñas corren mayor riesgo de ser víctimas de fraude que cualquier otra organización de mayor tamaño. Si bien el fraude puede afectar el margen de ganancias de empresas de cualquier tamaño, la magnitud de estas pérdidas puede tener un impacto significativo en las firmas más pequeñas.

Si bien las empresas pueden ser, y son, víctimas de fraude de todo tipo, el fraude del empleado (que incluye falsificación de cheques, robo de información, hurto de los pagos de la nómina y de efectivo) fue dos veces más común en las organizaciones pequeñas que en las más grandes, según la ACFE. 

Las pequeñas empresas pueden detectar y detener la actividad fraudulenta antes de que se intensifique. Presentamos cinco estrategias que pueden ayudarte a detectar el fraude a pequeñas empresas:

1. Estar atento a las señales de advertencia

La mayoría de los fraudes a empresas ocurren en el ámbito interno y la gran mayoría de los empleados que cometen fraude no tiene antecedentes penales. Si bien la mayoría de los empleados nunca participa de este tipo de actividad, los propietarios de una pequeña empresa que conocen a sus empleados pueden detectar fácilmente cambios en la conducta que deban ser analizados en detalle.  En casi el 80% de los casos de fraude de empleados informados a la ACFE en 2016, se evidenciaban claras señales de advertencia. Presta atención a:

• Consumo evidente y/o llevar una vida por demás ostentosa
• Dificultades financieras
• Divorcio reciente u otros problemas familiares
• Problemas de control excesivos
• Una actitud deshonesta y oportunista

2. Considerar el “triángulo del fraude” en las empresas

Existen tres factores interrelacionados que pueden llevar a un empleado a cometer un fraude en tu empresa: las dificultades financieras descritas arriba, una oportunidad percibida y la racionalización. El tercer punto del triángulo del fraude es el más insidioso de todos. En un principio, los empleados se dicen a sí mismos que les pagan poco o simplemente que “tomarán prestadas” pequeñas cantidades de dinero que devolverán a su debido tiempo, pero terminan envalentonándose cuando sus acciones pasan inadvertidas.

3. Implementar controles antifraude

Una amplia variedad de controles pueden ayudar a detectar fraude en las pequeñas empresas, tales como:

• Auditorías internas y externas
• Códigos de conducta del empleado
• Revisión de la administración y certificación de registros financieros
• Programas de asistencia para el empleado
• Líneas gratuitas antifraude y/o programas de recompensas para quienes denuncien presuntos fraudes
• Capacitación sobre fraude a empresas
• Controles contrafirma
• Evaluación formal de riesgos de fraude

Si bien algunas de estas estrategias son más complejas y costosas de implementar que otras, los investigadores de la ACFE descubrieron que las pequeñas empresas usan este tipo de controles con menor frecuencia que las compañías más grades. “Esta brecha en la prevención de fraudes y cobertura de detección deja a las pequeñas organizaciones extremadamente expuestas a fraudes que pueden ocasionar un daño significativo a sus recursos limitados”, declaró la organización en su informe de 2016. Vale la pena invertir en controles de fraude a pequeñas empresas: las compañías que implementan este tipo de resguardos reportaron pérdidas hasta un 54% menores que las que no los tienen. Según el informe, los resguardos permitieron detectar el fraude de un 33% a un 50% más rápido que las compañías sin los resguardos.

4. Prestar atención al margen de ganancias

Si bien la mayoría de los casos de fraude a empresas se conocen a través de denuncias de otros empleados, es más probable que los gerentes de pequeñas empresas detecten fraude a través de revisiones, conciliación de cuentas y análisis de documentos que revelan la mala conducta del empleado, como robo de información y otras irregularidades financieras, que sus colegas en organizaciones más grandes, de acuerdo con el informe de la ACFE. 

5. No dejes que tu cultura cree puntos ciegos

Los altos niveles de confianza y relaciones personales cercanas descubiertos en muchas pequeñas empresas fomentan la lealtad, pero también pueden crear oportunidades de fraude. Es por eso que, a menudo, puede resultar difícil creer en la evidencia de posibles fraudes de empleados cuando esta sale a la luz. La implementación de controles y políticas de manera constante es una manera de protegerse contra el fraude sin dañar la confianza en la que se centra tu compañía.

Los propietarios de pequeñas empresas no deberían suponer lo peor en cuanto a ser víctimas de fraude, pero pueden tener en cuenta estas estrategias como una forma de manejar los riesgos. Si te preocupa que tu empresa esté en riesgo de ser víctima de fraude, puedes adquirir un seguro para protegerte contra posibles daños. Conoce cómo el seguro comercial contra delitos puede mantener tu pequeña empresa cubierta en caso de fraude por parte de tus empleados.