Establece procedimientos de emergencia como parte de tu plan para catástrofes

Proteger tu negocio, a tus empleados y tus clientes durante un período de crisis puede determinar si tu empresa reabrirá sus puertas. Aunque cada situación es particular, cualquier empresa puede estar mejor preparada si planifica con cuidado, establece procedimientos de emergencia y practica para emergencias de todo tipo.

Los procedimientos de emergencia deberían formar parte de un plan integral contra catástrofes, que debe actualizarse con frecuencia. Conserva una copia de tu plan contra catástrofes fuera de tu lugar de trabajo.

A quién y qué incluir en tus procedimientos de emergencia

Hay ciertas cosas que son vitales para que tu empresa funcione. Y necesitas protegerlas.

Para los empleados:

• Identifica un albergue interno en el caso de que las autoridades instruyan a "refugiarse en el mismo lugar" o a no movilizarse
• Documenta la función de cada empleado y la información de contacto de emergencia
• Decide a quién dejar a cargo cuando los gerentes regulares no estén disponibles
• Crea una cadena telefónica y designa a los individuos que iniciarán el proceso de comunicación
• Designa a un solo portavoz para los medios y el público
• Capacita a tus empleados en cuanto al plan contra catástrofes y consúltalo con ellos en forma regular

Para los clientes:

• Identifica las probabilidades de que haya clientes presentes en caso de una catástrofe
• Mantén una copia de los registros de los clientes en otro lugar
• Ten un sitio de trabajo alternativo desde donde puedas comunicarte con los clientes durante la reconstrucción

Para los proveedores:

• Mantén una lista de contacto de todos tus proveedores
• Averigua cómo piensan ellos hacerte llegar suministros en caso de que el proveedor sea afectado por una catástrofe
• Mantén una lista de proveedores alternativos

Para los equipos:

• Mantén un inventario de todos los equipos utilizados en tu empresa
• Cuenta con un programa de mantenimiento para todos los equipos, además de la información de contacto del fabricante y servicios para cada equipo

Para la propiedad:

• Asegúrate de que tus instalaciones satisfacen todos los códigos locales de incendio y construcción
• Infórmate de dónde están los mecanismos para desactivar los servicios públicos y aprende a operarlos

Para los registros:

• Documenta todos los procesos que hacen funcionar tu empresa, desde contestar los teléfonos hasta llevar registros de las finanzas y distribuir tu producto o servicio
• Desarrolla un programa para respaldar todos los registros de las computadoras
• Mantén copias actualizadas de todos los documentos y archivos informáticos en otro lugar y disponibles

Para el seguro:

• La cobertura puede marcar la diferencia entre reabrir la empresa luego de una catástrofe y tener que cerrar. Reúnete regularmente con un agente de seguros para garantizar que cuentas con una cobertura adecuada y el conocimiento para saber cómo presentar un reclamo en forma rápida.
• Considera una póliza que te reembolse de pérdidas por interrupciones comerciales, al igual que por pérdidas materiales.