¿Qué es un manual para empleados?

Un manual del empleado es un documento que la empresa entrega a los empleados con información relacionada con el trabajo, como políticas, procedimientos, condiciones laborales y expectativas de comportamiento, que los empleados deben reconocer y aceptar.

Un manual del empleado debe considerarse como la fuente de referencia para la información de la empresa y el personal, desde la estructura de informes y regulaciones de tu empresa hasta las políticas y los procedimientos, como cómo configurar un depósito directo y obtener acceso a una computadora portátil.

Y, si bien un manual del empleado no es un requisito legal en ningún estado, es una referencia importante mientras trabajas para crear un entorno seguro, saludable y productivo para todos los empleados.

Elaborar y mantener un manual del empleado es una buena práctica para cualquier negocio. Un manual bien redactado puede responder muchas de las preguntas frecuentes que terminarían en el escritorio del profesional de recursos humanos de tu empresa. Cuando los empleados adquieren el hábito de repasar su manual antes de acudir a un supervisor, también se le ahorra tiempo a la gerencia.

Un manual del empleado también es una herramienta valiosa para proporcionar a los empleados la información que, por ley, debe entregarse por escrito, como la Ley de Estadounidenses con Discapacidad (American with Disabilities Act, ADA) y las políticas de la Comisión para la Igualdad de Oportunidades en el Empleo (Equal Employment Opportunity Commission, EEOC).

Otros términos que utilizan las empresas para describir a esta herramienta esencial son el manual del personal, la guía práctica de la empresa y la guía de referencia de la empresa. Independientemente del título que elijas para el tuyo, la información que contenga este documento debe ser clara, directa y legalmente precisa.

¿Qué debe contener un manual del empleado?

Los manuales del empleado suelen incluir información sobre la empresa. Muchos comienzan con una carta de bienvenida del líder de la empresa, en la que se reitera la misión, la visión, el propósito y los valores de la empresa, así como el compromiso de la empresa con sus empleados.

Luego, se deben abordar temas clave de la cultura y las políticas, tales como:

• Información laboral general
• Leyes contra la discriminación y el acoso
• Estándares de conducta
• Beneficios para empleados
• Confidencialidad/Acuerdo de no divulgación/Declaraciones de conflicto de intereses
• Responsabilidad del empleado y del empleador respecto de la seguridad
• Descripción de la cultura que remita a tu conjunto de normas de comportamiento y procedimiento, ética, código de conducta, etc.
• Políticas gubernamentales locales y nacionales
• Beneficios y ventajas, incluidos días libres por enfermedad, vacaciones e información sobre la Ley de Licencia Familiar y Médica (Family and Medical Leave Act, FMLA)¹
• Métodos de medidas disciplinarias, política de tolerancia cero contra el acoso y la discriminación, y en los estados que la tengan, una política de empleo a voluntad²

Información laboral general

Descripción de la historia y evolución de tu empresa. ¿Quién la inició? ¿Por qué se inició? ¿Cuándo abrió sus puertas? Explica cómo ha evolucionado con el tiempo. La narración de historias es una de las formas más efectivas de hacer participar a una audiencia, que en este caso es tu empleado.

También deberás incluir información general sobre el propósito de la empresa, los objetivos, la base de clientes y la información general “acerca de nosotros”.

Leyes y políticas contra la discriminación y el acoso

Tu manual del empleado debe dejar muy clara la postura de la empresa sobre el acoso, incluidas las posibles medidas disciplinarias. El sitio web de la Comisión para la Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEOC)³ es un buen recurso para obtener información sobre la definición legal del acoso y la responsabilidad del empleador.

Estándares de conducta

Los estándares (o códigos) de conducta de tu empresa son, ante todo, un conjunto de principios diseñados para guiar a los trabajadores a comportarse con honestidad e integridad en lo que respecta a todas las acciones que representan a la empresa.

Los estándares de tu empresa deben describir tus valores, creencias y normas éticas a las que deben adherirse la empresa y sus empleados.

Beneficios para empleados

A menudo, los beneficios para empleados son parte de lo que atrae a los empleados potenciales a tu empresa. Tu paquete de beneficios puede ser el factor decisivo en la determinación del candidato para elegir entre tu empresa y otra. Son los beneficios que recaen fuera de los salarios, incluidos el seguro médico, la licencia con goce de sueldo (Paid Time Off, PTO), la participación en las ganancias y los beneficios de jubilación. El manual del empleado debe mostrar cualquiera de las ventajas y beneficios especiales que ofrece tu empresa.

Confidencialidad/Acuerdo de no divulgación/Conflicto de intereses

El manual también debe abordar el enfoque de tu empresa en estas tres áreas: confidencialidad, acuerdo de no divulgación y conflicto de intereses.

• Confidencialidad: Inculca y refuerza que la confidencialidad de los compañeros de trabajo y la información comercial no debe discutirse ni compartirse con nadie más que no sean las partes interesadas en la conversación, en las reuniones o en los objetivos comerciales generales.
• Acuerdo de no divulgación (Non-disclosure agreement, NDA): Es un contrato legalmente vinculante por el cual una o más partes acuerdan no divulgar información confidencial difundida durante las operaciones comerciales y como parte de estas. Si tu empresa celebra un NDA con los empleados, esta sección puede servir como un recordatorio de sus obligaciones en virtud de ese contrato.
• Conflicto de intereses: Este tipo de conflicto surge cuando una situación que beneficia a un empleado afecta negativamente a tu empresa.

Después de leer el manual del empleado, tus empleados deben comprender claramente lo que significan esos tres elementos y cómo cada uno se relaciona con su función en la empresa.

Responsabilidad del empleado y del empleador respecto de la seguridad

La seguridad es asunto y responsabilidad de todo empleador. En esta sección, debes abordar los mecanismos que tiene tu empresa para mantener seguros a todos los empleados. Incluye información sobre cursos educativos y capacitación sobre seguridad, así como protocolos clave que se deben seguir para prevenir riesgos. También debes abarcar los protocolos de emergencia.

Cómo crear un manual del empleado

El manual del empleado de cada empresa varía en el tono y el aspecto según sus políticas y procedimientos y la personalidad de la empresa. Puede tener un tono muy formal o más coloquial e informal. La forma en que esté redactado el manual debe alinearse con el tono general que emplea tu empresa en todas sus comunicaciones.

Reúne a los miembros de tu equipo de liderazgo, recursos humanos y tal vez incluso a algunos de tus empleados más nuevos (para obtener perspectivas nuevas y objetivas) y forma un “equipo para el manual”. Este equipo aportará su perspectiva desde todos los puestos y experiencia a la discusión. Celebra reuniones con una cadencia propicia y productiva, y procura abrir el debate para que se escuchen y consideren todas las opiniones.

1. Desarrolla la cultura y los valores de la empresa

Es esencial definir tu cultura y los valores antes de escribir sobre ello en el manual. Asegúrate de que los líderes de tu empresa estén alineados con el conjunto de normas de comportamiento y procedimiento, ética, código de conducta y estilo de gestión que les estás pidiendo a los empleados que sigan. Emplea un lenguaje y un tono genuinos y sinceros para transmitir la personalidad de tu empresa.

2. Crea tus políticas

Como se mencionó anteriormente, existen varias políticas y procedimientos que tu empresa debe tener, algunos que se requieren legalmente y otros que son cruciales para fomentar la cultura que deseas. Debate lo siguiente con tu equipo de liderazgo para formular un estándar de reglas en relación con cualquiera o todas las políticas que figuran a continuación⁴:

• Igualdad de oportunidades
• Salud y seguridad en el trabajo
• Código de conducta del empleado
• Asistencia, vacaciones y tiempo libre
• Medidas disciplinarias para los empleados
• Quejas de los empleados
• Ética
• Cronogramas de trabajo
• Compensación y beneficios

3. Investiga sobre las leyes laborales

Cada estado está sujeto a diferentes leyes laborales. Algunos recursos en línea como el Summary of the Major Laws of the Department of Labor⁵ (Resumen de las Principales Leyes del Departamento de Trabajo) del Departamento de Trabajo de EE. UU. pueden ayudarte a comenzar, pero deberás trabajar con tu asesor legal para asegurarte de estar abordando las leyes laborales y de empleo federales y estatales de EE. UU. correspondientes.

4. Crea un esquema

Una vez elegido el equipo para el manual, crea un esquema para que todos sean responsables. Decide qué capítulos y temas son esenciales para tener en cuenta en el manual y asígnalos como máximas prioridades. Luego, considera los temas que “conviene saber” y asigna estos puntos como prioridades secundarias.

Cuando hayas resuelto la información de máxima prioridad, mira los temas de prioridad secundaria y pregúntate si es realmente necesario incluirlos o si se pueden comunicar en otros ámbitos de manera más efectiva. Resume los puntos clave para incluir dentro de cada tema.

5. Busca modelos de manuales del empleado

Buscar ejemplos de manuales del empleado que usen otras empresas es una excelente manera de obtener algo de inspiración para el aspecto de tu manual. Trata de preguntarles a tus amigos y compañeros pertenecientes a tu red de pequeñas empresas si están dispuestos y autorizados a compartir el manual de su empresa. También puedes buscar ejemplos en línea. Léelos y toma nota de lo bueno que puedes copiar, o lo que crees que se podría hacer de manera diferente para que se adapte mejor a tus objetivos.

6. Cómo redactar un manual por escrito

El manual del empleado de tu empresa debe ser propiedad del departamento de recursos humanos. Pueden optar por reclutar a un miembro del departamento de comunicaciones internas, o incluso a una agencia externa, para escribirlo y diseñarlo, pero el equipo de recursos humanos es responsable de decidir qué se debe incluir y garantizar que esta información esté siempre actualizada. Esto se debe a que ellos son las personas que están más informadas sobre las leyes laborales y los temas del personal que repercuten en la empresa.

Lo ideal sería que cualquier empleado pueda acceder fácilmente y en todo momento al manual del empleado. Analiza los canales de comunicación disponibles de tu empresa para determinar si el manual debe distribuirse como documento impreso, digital o ambos. La intranet de una empresa es un excelente lugar para guardar el manual, ya que es un lugar al que todos los empleados tienen acceso.

7. Procura que un abogado lo revise

Debes revisar y repasar tu manual del empleado con frecuencia para asegurarte de que la información siga siendo objetiva y oportuna, pero también deberás hacer que un abogado la revise periódicamente. La ley laboral cambia constantemente, y los manuales deben reflejar la ley actual.